ERP im Dropshipping: Lieferanten und Bestellungen anbinden

Wie hängen Kundenauftrag und Lieferantenbestellung zusammen?

Führen Sie beide Vorgänge mit eindeutigen Referenzen und eigenem Status.

Odoo dokumentiert für seine Dropshipping-Route einen Verkaufsauftrag mit zugehöriger Einkaufsanfrage, aus der eine Lieferantenbestellung entsteht. Dieses Produktbeispiel verdeutlicht die Trennung der beiden Seiten. Es belegt keine fertige Verbindung zu jedem Lieferanten und ersetzt nicht die Prüfung Ihrer eingesetzten Version und Konfiguration.

Beleg: Odoo 18: Dropshipping

Vergeben Sie einen nachvollziehbaren Bezug zwischen Kundenauftrag, Auftragsposition und Lieferantenbestellung. Klären Sie, ob ein Auftrag mehrere Lieferanten benötigt und wie Änderungen weitergegeben werden. Der Kundenauftrag sollte weiter auffindbar sein, wenn der Lieferant eine eigene Bestellnummer verwendet oder eine Position zunächst zurückweist.

Was bedeutet ein gemeldeter Lieferantenbestand?

Behandeln Sie einen Bestandsfeed erst dann als Zusage, wenn Reservierung und Aktualität für Ihren Ablauf bestätigt sind.

Fragen Sie den Lieferanten, wann sein Bestand ermittelt wird, was die Menge umfasst und ob andere Händler gleichzeitig darauf zugreifen. Ein Export kann verfügbar aussehen, obwohl die letzte Einheit inzwischen anderweitig vergeben wurde. Legen Sie deshalb fest, welche Information der Shop vor der Bestellung verwenden darf und welche Bestätigung danach erforderlich ist.

Ordnen Sie Artikelnummern, Varianten und Verpackungseinheiten vor dem ersten Import zu. Eine Lieferantenmenge von eins könnte sich auf einen Karton beziehen, während der Shop Einzelstücke verkauft. Nehmen Sie nicht nur die Standardvariante in den Test auf. Auch gesperrte Produkte und ausgelaufene Artikel benötigen eine definierte Behandlung, damit ein alter Feed sie nicht unbemerkt wieder aktiviert.

Wie gehen Sie mit Preisänderungen und Ablehnungen um?

Legen Sie fest, wann der Einkaufspreis gilt und wer Abweichungen vor einer erneuten Beauftragung prüft.

Ein späterer Lieferantenpreis kann von Ihrer Kalkulation beim Verkauf abweichen. Halten Sie fest, ob für einen übermittelten Auftrag bereits ein bestätigter Einkaufspreis vorliegt. Für Änderungen brauchen Sie eine fachliche Entscheidungsregel: Wer prüft den betroffenen Auftrag, wer darf nachbestellen und wer informiert den Kunden, wenn die zugesagte Leistung nicht mehr erbracht werden kann?

Bei einer abgelehnten Bestellung darf ein automatischer Wiederholungsversuch nicht blind einen anderen Lieferanten beauftragen. Prüfen Sie zuvor den Status der ersten Anfrage und die Eignung der Ersatzbeschaffung. Eine technische Zeitüberschreitung bedeutet nicht zwingend eine fachliche Ablehnung. Markieren Sie einen ungeklärten Vorgang als offen, bis die tatsächliche Bearbeitung bekannt ist.

Wie bleiben Teilversand und Retouren nachvollziehbar?

Ordnen Sie Versand und Rücksendung der jeweiligen Position und dem zuständigen Lieferanten zu.

Bei mehreren Lieferanten entstehen möglicherweise mehrere Pakete. Planen Sie, wie der Shop die zugehörigen Trackinginformationen und offenen Positionen darstellt. Die erste Versandmeldung darf nicht den gesamten Kundenauftrag abschließen. Benennen Sie einen Ansprechpartner für Lieferanten, die nur Teilmengen bestätigen oder eine Bestellung auf mehrere Termine verteilen.

Vereinbaren Sie Rücksendeadresse, Identifikation und Rückmeldung für jeden Ablauf. Klären Sie, ob der Lieferant eine Rücksendung erst freigeben muss und wer beschädigte oder falsch gelieferte Ware beurteilt. Eine Erstattung an den Kunden und eine Gutschrift des Lieferanten sind getrennte Vorgänge; halten Sie deren Zuordnung im ERP nachvollziehbar.

Welche Dropshipping-Fälle sollten Sie vor dem Start testen?

Prüfen Sie Unsicherheiten und Wiederholungen genauso konkret wie den normalen Durchlauf.

Verwenden Sie einen bekannten Testauftrag pro Lieferantenweg. Bewahren Sie den gesendeten Stand und die erhaltene Bestätigung auf, ohne unnötige Kundendaten in allgemeine Protokolle zu kopieren. Testen Sie danach eine Änderung, die nach Übertragung eintrifft: Welche Daten darf der Lieferant noch ändern, und welche Antwort benötigt Ihr Support?

Vereinbaren Sie eine tägliche oder anderweitig bedarfsgerechte Bearbeitung offener Fälle passend zu Ihrem Betrieb. Entscheidend ist ein begründeter Takt mit zuständiger Person, kein pauschaler Branchenwert. Halten Sie fest, wer eine Verbindung pausieren darf und wie offene Bestellungen während dieser Pause weiterbearbeitet werden.