Fulfillment-Kosten pro Bestellung richtig kalkulieren

Welche Bestelldaten braucht ein Fulfillment-Kostenvergleich?

Verwenden Sie dieselben Artikelanzahlen, Maße, Gewichte und Versandziele für alle Angebote. Rechnen Sie mehrere repräsentative Auftragsklassen statt nur den einfachsten Einzelauftrag.

Beschreiben Sie Artikelanzahl, Maße, Gewicht, Varianten und Verpackungswünsche. Ein Auftrag mit einem Produkt und ein Auftrag mit fünf unterschiedlichen Produkten verursachen andere Handgriffe. Auch ein fertiges Set kann entweder als eine Lagereinheit geführt oder erst nach Bestelleingang aus Komponenten zusammengestellt werden.

Erstellen Sie mehrere repräsentative Auftragsklassen. Notieren Sie deren Anteil am Monatsvolumen und trennen Sie Inland, weitere Märkte und Sonderversand. Damit verhindert Ihr Briefing, dass ein scheinbar günstiges Angebot nur den einfachsten Teil Ihres Geschäfts beschreibt.

Welche Kosten gehören neben Pick & Pack in die Rechnung?

Erfassen Sie Wareneingang, Lagerung, Verpackung, Versand, Retouren, Grundkosten und Sonderleistungen. Notieren Sie zu jeder Position die Abrechnungseinheit und enthaltene Leistungen.

Ordnen Sie die Positionen den Phasen Wareneingang, Lagerung, Versand und Rückabwicklung zu. Fragen Sie jeweils nach Abrechnungseinheit und Auslöser: pro Palette, Lagerplatz, Artikel, Auftrag, Paket oder Arbeitsstunde. Zwei gleich benannte Positionen können unterschiedlich berechnet werden.

Klären Sie, ob Verpackungsmaterial, Etikettierung und die erste kommissionierte Position bereits enthalten sind. Erfassen Sie Zuschläge für weitere Artikel, besondere Verpackung, Adresskorrekturen und zusätzliche Zustellversuche getrennt. Lassen Sie erklären, welche Zuschläge der Dienstleister selbst festlegt und welche vom Transportpartner kommen.

Eine Position ohne Preis ist nicht automatisch kostenlos. Markieren Sie fehlende Angaben im Vergleich und bitten Sie um eine Ergänzung. Halten Sie auch fest, ob Beträge netto oder brutto angegeben sind; mischen Sie beide Grundlagen nicht in derselben Rechnung.

DHL beschreibt Wareneingang, Lagerung, Kommissionierung, Verpackung und Retouren als mögliche Bestandteile von 3PL-Leistungen. Welche davon ein Angebot umfasst und wie sie abgerechnet werden, ist separat mit dem Anbieter zu klären.

Beleg: DHL: Leistungen eines 3PL

Wie berechnet man Fulfillment-Kosten pro Bestellung?

Addieren Sie die monatlichen Kosten aller benötigten Leistungen und teilen Sie durch die Zahl abgewickelter Bestellungen. Einmalige Kosten bleiben gesondert sichtbar; der gewählte Verteilungszeitraum ist eine Annahme.

Berechnen Sie zuerst die Monatsgesamtkosten aus Ihren Mengen je Abrechnungsposition. Teilen Sie erst danach durch die Anzahl tatsächlich abgewickelter Bestellungen. So bleiben Lager- und Fixkosten sichtbar, auch wenn ein Shop zeitweise wenig versendet.

Eine geeignete Arbeitsformel lautet: monatliche Fixkosten plus Wareneingang plus Lagerung plus auftragsabhängige Bearbeitung plus Verpackung und Versand plus Retouren und vereinbarte Zusatzleistungen. Einmalige Einrichtungskosten führen Sie separat auf und können sie zusätzlich über einen ausdrücklich gewählten Vergleichszeitraum verteilen.

Prüfen Sie einen schwachen, einen normalen und einen starken Monat. Bei einem Mindestumsatz muss geklärt sein, welche Leistungen darauf angerechnet werden. Eine Mindestgebühr zusätzlich zu allen variablen Positionen ist etwas anderes als eine Untergrenze für die Gesamtrechnung.

Wie wirken Retouren und langsam drehende Ware auf die Kosten?

Retouren verursachen eigene Bearbeitung; eingelagerte Ware kann auch ohne Versand laufende Lagerkosten erzeugen. Berücksichtigen Sie diese Mengen und den späteren Bestandsabtransport im Vergleich.

Versandte Bestellungen sind nicht der einzige Mengentreiber. Rücksendungen benötigen Annahme, Zuordnung, Prüfung und eine Entscheidung über Wiedereinlagerung oder weitere Bearbeitung. Fragen Sie, ob pro Paket oder pro geprüftem Artikel abgerechnet wird und was bei unvollständigen Retouren geschieht.

Berücksichtigen Sie außerdem langsamdrehende Ware und saisonale Bestände. Die Lagerrechnung kann auch dann weiterlaufen, wenn kein Auftrag eingeht. Für Ihren Vergleich zählt deshalb nicht nur der versendete Artikel, sondern ebenso die belegte Kapazität über den Monat.

Definieren Sie für die Rückgabe des gesamten Bestands einen nachvollziehbaren Prozess. Auslagerung, Verpackung und Abtransport am Vertragsende können eigene Kostenpositionen sein. Diese Angaben gehören in die Entscheidung, auch wenn sie nicht jeden Monat entstehen.

Wie lässt sich ein Fulfillment-Angebot praktisch überprüfen?

Lassen Sie dieselben Beispielmonate mit einzelnen Abrechnungspositionen kalkulieren. Prüfen Sie abweichende Mengen und verlangen Sie Nachweise, mit denen Ihr Team die spätere Rechnung nachvollziehen kann.

Lassen Sie die Anbieter dieselben anonymisierten Beispielmonate durchrechnen. Verlangen Sie die einzelnen Positionen statt ausschließlich einer Gesamtsumme. Stimmen Mengen, Berechnungseinheiten und eingeschlossene Leistungen nicht überein, ist der Vergleich noch nicht abgeschlossen.

Ergänzen Sie eine Sensitivitätsprüfung: Wie verändert sich der Betrag bei mehr Artikeln pro Auftrag, einer anderen Retourenquote oder größerer Lagerbelegung? Ein günstiger Normaltarif kann bei Ihrer tatsächlichen Sortimentsstruktur anders ausfallen. Die entscheidenden Annahmen sollten direkt neben der Rechnung stehen.

Klären Sie schließlich Abrechnungsnachweise und Reklamationsweg. Ihr Team sollte eine Rechnung auf Aufträge, Lagerbelegung und vereinbarte Sonderleistungen zurückführen können. Wirtschaftlichkeit entsteht aus dem Gesamtprozess; ein einzelner Stückpreis ersetzt diese Prüfung nicht.