ERP-Datenmigration: Umstellung planen und Daten abnehmen

Welche Daten müssen in das neue ERP?

Trennen Sie Betriebsdaten für den Neustart, offene Vorgänge und historische Informationen mit einem eigenen Zugriffskonzept.

Microsoft unterscheidet in seiner Migrationsanleitung Konfigurationsdaten sowie Stammdaten und offene Transaktionen. Zu Letzteren zählen beispielsweise offene Aufträge, Lagerbestand und offene Salden. Nutzen Sie diese Einteilung für Ihre Bestandsaufnahme; der konkrete Übernahmeweg hängt vom eingesetzten ERP ab.

Beleg: Microsoft Learn: data migration for Dynamics 365 projects

Fragen Sie pro Datenklasse: Welche Arbeit muss das neue System am ersten Tag damit erledigen? Artikel, Kundenbezug und offene Auftragspositionen benötigen andere Beziehungen als ein abgeschlossener Bericht. Übernehmen Sie keine Historie allein deshalb vollständig, weil eine Exportdatei verfügbar ist. Klären Sie zugleich, wie berechtigte Mitarbeitende erforderliche ältere Belege später finden.

Legen Sie für jede Klasse fest: übernehmen, bereinigen, getrennt weiter verfügbar halten oder nach geklärter Vorgabe aussondern. Das ist keine pauschale Empfehlung zum Löschen von Geschäftsdaten. Der fachlich und rechtlich erforderliche Umfang muss für Ihr Unternehmen geklärt werden. Dokumentieren Sie die Entscheidung vor der technischen Umsetzung.

Die laufenden Datenflüsse nach der ERP-Umstellung planen

Wie verhindern Sie falsche Zuordnungen trotz erfolgreichem Import?

Sichern Sie Identitäten und Beziehungen, nicht nur Spaltennamen.

Ein Herstellerbeispiel sind Dynamics-Datenentitäten mit einer ausdrücklichen Zuordnung von Quell- und Zielfeldern. Ein technisch gültiges Mapping ist jedoch noch keine fachliche Abnahme Ihrer Artikel, Kunden oder Aufträge.

Beleg: Microsoft Learn: data entities and field mapping

Erstellen Sie eine Zuordnungstabelle mit alter Kennung, Zielkennung, Bedeutung und Umwandlungsregel. Prüfen Sie führende Nullen, Groß-/Kleinschreibung, Währungen, Mengeneinheiten und Zeitbezug. Ein Artikel mit zwei Verkaufseinheiten darf nicht durch eine unbemerkte Packungsumrechnung denselben Bestand erhalten.

Bereinigen Sie Dubletten mit einer dokumentierten Zusammenführungsentscheidung. Zwei ähnlich geschriebene Kundennamen reichen nicht als Identitätsnachweis. Testen Sie außerdem Beziehungen: Ein importierter Auftrag muss auf die richtige Variante und den vorgesehenen Kunden zeigen. Zählen Sie nicht nur erfolgreich geladene Datensätze, sondern prüfen Sie deren fachlichen Zusammenhang.

Produktattribute und Varianten vor der Übernahme ordnen

Wie werden offene Bestellungen und Reservierungen übergeben?

Übernehmen Sie den verbleibenden Geschäftsbedarf mit eindeutigem Bearbeitungsstand.

Unterscheiden Sie bestellt, bezahlt, reserviert, an das Lager übergeben, versendet und erstattet. Ein Auftrag kann teilweise abgeschlossen sein. Legen Sie pro Position fest, welche Menge das neue ERP noch bearbeiten soll und welche Aktivitäten im alten System oder beim Lager verbleiben.

Gleichen Sie die Definition des Anfangsbestands mit der Reservierungsübernahme ab. Wird ein verkaufbarer Nettobestand importiert und anschließend dieselbe Reservierung erneut abgezogen, fällt die Verfügbarkeit zu niedrig aus. Wird nur physischer Bestand übernommen und eine bestehende Bindung vergessen, kann zu viel angeboten werden. Schreiben Sie die gewünschte Rechnung vor dem Import auf.

Bewahren Sie externe Referenzen zu Shop, Lager und Zahlung auf. Eine bereits akzeptierte Versandaufgabe darf durch die Neuanlage im ERP nicht erneut freigegeben werden. Beziehen Sie späte Stornierungen und Retouren älterer Aufträge in die Übergabe ein. Für jeden geteilten Vorgang braucht das Team eine erkennbare zuständige Stelle.

Wie organisieren Sie Stichtag und Änderungen während der Migration?

Definieren Sie eine eindeutige Schreibgrenze und einen kontrollierten Weg für Änderungen nach dem ersten Auszug.

Microsoft empfiehlt einen Cutover-Plan mit Aufgaben, Verantwortlichen, Prüfung und Rückfallplan sowie eine Probeumstellung. Übertragen Sie das Prinzip auf Ihre Betriebszeiten; eine universelle Dauer für das Umstellungsfenster gibt es nicht.

Beleg: Microsoft Learn: cutover strategy and rehearsal

Ein erster Gesamtauszug und spätere Änderungen dürfen nicht ungeordnet gegeneinander laufen. Dokumentieren Sie den Datenstand des Auszugs, die Quelle späterer Änderungen und wann der alte Schreibweg gesperrt wird. Definieren Sie auch, wie Änderungen an schon exportierten Datensätzen und Löschentscheidungen erkannt werden.

Ein Rückfall ist nach neuen Buchungen im Zielsystem schwieriger als vor der Freigabe. Legen Sie deshalb getrennte Entscheidungen fest: Import verwerfen, Schreibbetrieb noch nicht eröffnen oder nach Betriebsstart kontrolliert zurückführen. Wer darf pausieren? Welche Zieländerungen müssten zurückübertragen werden? Ein Backup allein beantwortet diese Fragen nicht.

Woran wird die Datenmigration fachlich abgenommen?

Prüfen Sie Mengen, Summen, Beziehungen und einen vollständigen Arbeitsablauf anhand derselben dokumentierten Ausgangslage.

Microsoft beschreibt Datenabnahmetests als Prüfung, ob übernommene Daten korrekt und für den Betrieb nutzbar sind. Ergänzen Sie deshalb zu Zeilenzählungen echte Geschäftsfälle, die Ihr Team im neuen ERP ausführt.

Beleg: Microsoft Learn: implementation test types

Nutzen Sie einen vereinbarten eingefrorenen Prüfstand. Vergleichen Sie keine Quelle vom Montag mit einem Ziel, in das am Dienstag bereits weitere Aufträge gelaufen sind. Halten Sie erlaubte Abweichungen, Rundungsregeln und die verantwortliche Freigabe fest. Die folgende Matrix ist eine eigene redaktionelle Arbeitsgrundlage.

Wann ist die Probeumstellung bestanden?

Wenn das Team den geplanten Ablauf im verfügbaren Fenster ausführen, prüfen und bei Bedarf stoppen kann.

Üben Sie mit einer repräsentativen Datenmenge und den tatsächlich vorgesehenen Werkzeugen. Messen Sie nicht nur die Importdauer, sondern auch Export, Bereinigung, Übertragung, Fehlerkorrektur und fachliche Prüfung. Sonst verschwindet die Abnahme im scheinbar ausreichenden Zeitpuffer.

Lassen Sie die später verantwortlichen Mitarbeitenden die Arbeitsanweisungen ausführen. Nehmen Sie einen absichtlich fehlerhaften Datensatz auf: Wird er gezielt korrigiert und erneut übernommen, oder muss das ganze Paket wiederholt werden? Behalten Sie das Fehlerprotokoll und aktualisieren Sie den Ablauf nach der Probe.

Vor der endgültigen Freigabe bestätigen die Fachverantwortlichen Anfangsstand und offene Ausnahmen. Danach braucht es eine begrenzte Betreuung mit täglichem Abgleich wichtiger Vorgänge und einem Ende für den Parallelbetrieb. Eine erfolgreiche Probe ersetzt nicht die erneute Prüfung der tatsächlichen Umstellungsdaten.